Un salarié revient d’un arrêt maladie de quatre mois. Son manager valide son retour, mais personne ne lui communique son solde de congés mis à jour. Depuis la loi du 22 avril 2024, cette situation expose l’entreprise à un risque concret : l’employeur doit informer le salarié, dans le mois suivant sa reprise, du nombre de jours disponibles et de la date limite pour les poser.
La gestion des congés, de la paie et des démarches RH ne se résume pas à un tableau Excel bien tenu. C’est un enchaînement de règles, de délais et de traitements où chaque oubli se paie en régularisations ou en contentieux.
Congés acquis pendant un arrêt maladie : ce que la loi de 2024 change en paie
Avant avril 2024, un salarié en arrêt maladie non professionnelle n’acquérait pas de congés payés. La loi n° 2024-364 du 22 avril 2024 a modifié cette règle. Un salarié en arrêt acquiert désormais 2 jours ouvrables de congés par mois, dans la limite de 24 jours par période de référence.
En pratique, on doit reprendre les compteurs de congés dès le retour du salarié. Le logiciel de paie ou le SIRH doit intégrer cette acquisition automatiquement, sinon le gestionnaire RH recalcule à la main, mois par mois d’absence.
La réforme a aussi instauré des règles transitoires pour les périodes antérieures à son entrée en vigueur. Un guide détaillant les démarches RH sur Rue du Business revient sur les implications concrètes de ces régularisations et sur les attestations à produire.
Le point qui coince souvent : l’obligation d’information dans le mois suivant la reprise. On doit notifier par écrit le solde de jours disponibles et la date butoir de prise. Sans cette notification, le délai de forclusion du salarié ne court pas, ce qui repousse la péremption de ses congés.
Report de congés non pris : délai de 15 mois et cas particuliers
Quand un salarié n’a pas pu poser ses congés à cause d’une maladie ou d’un accident, il bénéficie d’un délai de report de 15 mois après la fin de la période de référence. Ce mécanisme, créé par l’article L3141-19-1 du Code du travail, ne fonctionne pas comme un simple report administratif classique.
Prenons un cas concret. Un salarié est en arrêt du 1er mars au 30 septembre. Sa période de référence se termine le 31 mai. Il reprend le 1er octobre. L’employeur l’informe de ses droits le 15 octobre. Le salarié dispose alors de 15 mois, à compter de cette information, pour poser les congés acquis pendant son absence.
Trois erreurs fréquentes sur le report
- Considérer que les congés non pris sont perdus au 31 mai suivant, sans tenir compte de l’arrêt maladie. Depuis 2024, ce raisonnement est faux pour toute absence médicale.
- Ne pas distinguer le report lié à la maladie du report négocié par accord collectif. Les deux coexistent, mais leurs délais et conditions diffèrent.
- Oublier de tracer la date d’information au salarié. Sans preuve écrite (courrier, email horodaté, notification SIRH), l’entreprise ne peut pas opposer la fin du délai de report.
Les retours varient sur ce point selon la taille de l’entreprise : les structures de moins de 50 salariés gèrent souvent ces reports manuellement, ce qui multiplie les risques d’oubli.
Fiabilité du bulletin de paie : les postes à vérifier chaque mois
La paie n’est pas un bloc monolithique. C’est une succession de lignes où chaque élément variable (heures supplémentaires, primes, indemnités de congés) doit correspondre à une réalité documentée.
Sur le terrain, on constate que les erreurs récurrentes portent sur trois postes précis.
Indemnité de congés payés : règle du dixième ou maintien de salaire
Le calcul de l’indemnité de congés obéit à une double règle : on compare le dixième de la rémunération brute totale perçue pendant la période de référence avec le maintien du salaire habituel. Le montant le plus favorable au salarié s’applique. En pratique, le dixième avantage souvent les salariés dont la rémunération varie (commissions, heures supplémentaires régulières).
Un logiciel de paie paramétré correctement effectue cette comparaison automatiquement. Le problème survient quand les éléments variables ne sont pas saisis à temps ou quand un changement de convention collective n’a pas été répercuté.
Cotisations et régularisations en cours d’année
Les plafonds de cotisation évoluent chaque année. Un salarié qui franchit un seuil de rémunération en milieu d’année peut générer une régularisation progressive sur les bulletins suivants. Si le gestionnaire RH ne surveille pas ces seuils, le décalage s’accumule et le rattrapage en fin d’année crée des écarts visibles sur la fiche de paie.
Dématérialisation des démarches RH : attestations et circuits de validation
Poser un congé, demander une attestation employeur, signaler un changement de situation : ces démarches passent de plus en plus par des portails internes ou des SIRH. L’enjeu n’est pas la technologie elle-même, mais la traçabilité de chaque demande et de chaque réponse.
Une demande de congé validée oralement mais jamais enregistrée dans le système peut poser problème en cas de litige. Le salarié affirme avoir posé ses jours, le manager ne s’en souvient pas, et aucune trace écrite n’existe. On recommande de paramétrer le SIRH pour qu’une demande non traitée sous 48 heures déclenche une relance automatique.
- Attestation de travail ou d’emploi : le salarié en a besoin pour un bail, un prêt bancaire ou une démarche administrative. Le délai de production dépasse rarement quelques jours quand le processus est digitalisé.
- Solde de tout compte et certificat de travail : documents obligatoires à la fin du contrat, leur remise tardive expose l’employeur à des dommages-intérêts.
- Bulletin de paie dématérialisé : depuis 2017, l’employeur peut le fournir par défaut sous forme électronique, sauf opposition du salarié.
Chaque document RH non remis dans les délais constitue un manquement opposable devant les prud’hommes. La dématérialisation ne supprime pas l’obligation, elle accélère le circuit et laisse une trace horodatée, ce qui protège les deux parties.
La gestion des congés, de la paie et des démarches RH repose sur des délais précis et des obligations documentaires. Depuis la réforme de 2024, les compteurs de congés pendant les arrêts maladie ajoutent une couche de complexité que ni un tableur ni la mémoire d’un manager ne peuvent absorber durablement. Fiabiliser les outils, tracer les échanges et vérifier les bulletins chaque mois reste le socle d’une gestion qui tient face à un contrôle ou un contentieux.
